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Fiche de paie perdue : que faire et à qui demander un duplicata de bulletin de salaire ?
Faire une demande de duplicata de fiche de paie à son (ancien) employeur
C’est sans doute le moyen le plus simple de récupérer une ou plusieurs fiches de paie égarées ! Les employeurs ont l’obligation de conserver lesdits documents pendant 5 ans dans leurs locaux, et passé ce délai, ils doivent encore les garder précieusement pendant 50 ans (ou 6 ans après votre départ à la retraite) sous format dématérialisé.
Bon à savoir : il n’existe aucune loi obligeant votre (ex) employeur à vous transmettre un duplicata. En d’autres termes, celui-ci a bel et bien le bulletin en question, mais il peut refuser de vous en faire une copie. Dans les faits, cela reste néanmoins relativement rare.
Pour faire une demande de duplicata de fiche de paie, rien de plus simple : vous pouvez envoyer une lettre, idéalement en recommandé avec accusé de réception. Nous vous proposons d’ailleurs un modèle un peu plus bas dans cet article. Et bien sûr, si vous travaillez encore pour la même structure, une petite visite de courtoisie aux services RH ou un mail au responsable des ressources humaines suffit !
Se tourner vers sa caisse de retraite pour avoir une preuve de sa rémunération
Afin de calculer le montant de votre pension de retraite, les caisses de retraite ont accès à bon nombre d’informations, dont vos salaires. Celles-ci les répertorient dans un document récapitulatif appelé relevé de carrière. Vous pouvez en avoir une copie : cela vous permettra de justifier votre salaire auprès de certains organismes.
Bon à savoir : les erreurs sur le relevé de carrière sont malheureusement nombreuses. Aussi, ne faites pas confiance aveuglément à votre caisse de retraite et comparez les montants inscrits à ceux que vous avez réellement perçus sur vos relevés bancaires.
Pour faire une demande de relevé de carrière, contactez la CNAV (ou votre caisse de retraite si vous ne dépendez pas de cette dernière) par mail ou par courrier en indiquant vos coordonnées complètes (nom, prénom, adresse), mais également votre date et lieu de naissance, et votre numéro de sécurité sociale.
Se rapprocher de l’URSSAF pour retrouver un bulletin de paie
Tous les ans, votre employeur réalise une DSN (déclaration sociale nominative) et informe ainsi l’URSSAF des sommes qu’il vous verse, de vos périodes d’emploi et de vos cotisations diverses et variées. L’URSSAF est donc un interlocuteur à contacter en cas de fiche de paie perdue !
Pour ce faire, vous n’avez qu’à écrire à l’URSSAF en indiquant vos coordonnées (nom, prénom, adresse), votre date et lieu de naissance, votre numéro de sécurité sociale, et bien sûr le nom de votre entreprise ainsi que la période précise recherchée.
Contacter sa banque pour justifier des salaires
Les établissements bancaires conservent à durée indéterminée tous les mouvements affectant votre compte bancaire, c’est-à-dire tous les virements que vous recevez et tous les paiements que vous effectuez. Un document récapitulatif peut être généré à partir de ces informations : ce sont les relevés bancaires.
Cela ne remplacera pas un bulletin de paie en bonne et due forme bien évidemment, mais vous pourrez avoir une preuve concrète des salaires perçus et de vos périodes d’activité professionnelle. Généralement, les 6 derniers mois sont disponibles en ligne, depuis votre espace personnel, en quelques clics. Au-delà, vous devrez en faire la demande auprès de votre conseiller.
Bon à savoir : certaines banques facturent cette impression. Pensez donc à éplucher consciencieusement vos conditions générales d’utilisation pour en savoir plus.
Modèle de lettre pour demander ses fiches de paie
Bulletin de salaire perdu : pourquoi et combien de temps conserver ses fiches de paie ?
Les fiches de paie doivent être gardées à vie.
Et pour cause, elles peuvent être utiles pour de nombreuses raisons :
- prouver vos périodes d’activité professionnelle ;
- faire valoir vos droits à l’ARE (allocation de retour à l’emploi ou allocation chômage) ;
- calculer le montant de votre pension de retraite ;
- recevoir diverses aides sociales ;
- obtenir un prêt bancaire (prêt classique, micro-crédit social, PTZ, prêt immobilier, prêt accession sociale, etc.) ;
- justifier vos niveaux de ressources dans le cadre d’une location dans le privé ;
- réaliser votre déclaration de revenus (et répondre à un éventuel contrôle fiscal) ;
- etc.
Pour résumer : vos bulletins de paie vous permettent de prouver votre situation professionnelle et protéger vos droits !
Conservation bulletins de salaire : comment faire pour ne plus les perdre ?
Pour éviter démarches et sueurs froides, le mieux reste de prendre de bonnes habitudes.
Ainsi, les fiches de paie sous format papier peuvent être conservées dans un classeur, triées par date afin de faciliter vos futures recherches, ou mieux, dans un coffre-fort anti-feu (également appelé coffre-fort ignifuge).
Pensez aussi à réaliser une copie numérique en les scannant. Ces dernières pourront ensuite être enregistrées sur plusieurs supports pour plus de sécurité :
- sur votre ordinateur ;
- sur un espace de stockage externe : disque dur ou clé USB ;
- sur un espace de stockage en ligne : cloud ou coffre-fort numérique.
Avec ces mesures de précaution, le cauchemar de la fiche de paie perdue ne devrait plus vous arriver !
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Depuis 2019, je dédie ma plume aux aides sociales et aux démarches administratives. Mon objectif : vous offrir un maximum d’informations, tout en vulgarisant ce que j’aime appeler « le langage Caf ». Pour que chacun puisse bénéficier des prestations auxquelles il a droit !
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