SOMMAIRE
Le remboursement du transport en commun par l’employeur
Les frais de déplacement sont-ils obligatoires ?
Depuis le décret du 30 décembre 2008 et la circulaire du 1er janvier 2009, une loi encadrant la prise en charge des frais de transport en commun par l’employeur est entrée en vigueur (loi transport travail article R3261-3 du Code du travail). Les employeurs sont ainsi tenus de prendre à leur charge 50% des abonnements.
La prise en charge concerne les trajets en train, métro, tramway, bus et en vélo dans le cadre d’un service public de location de vélos. Sachez que vous pouvez obtenir une réduction sur les trajets en train et en car par votre région.
Transport en commun et frais de déplacement domicile-travail : pour qui ?
Le remboursement s’applique à tous les titres d’abonnement achetés pour vous déplacer entre votre résidence habituelle et votre lieu de travail lorsque ces trajets s’effectuent au moyen de transports en commun.
La prise en charge de 50% des abonnements aux transports publics par l’employeur concerne :
- Les salariés à temps plein et ceux travaillant à mi-temps ou plus
- Les salariés qui effectuent un temps partiel inférieur à un mi-temps : le remboursement des abonnements se fera au prorata des heures travaillées
- Les stagiaires rémunérés : ils bénéficient des mêmes avantages comme le remboursement des frais de transport, mais aussi les tickets restaurant si l’entreprise en propose
Par ailleurs, si vous devez utiliser plusieurs moyens de transports publics pour vous rendre sur votre lieu de travail, l’employeur remboursera la moitié des différents abonnements.
De même, si vous exercez vos fonctions dans plusieurs lieux de travail à l’intérieur d’une même entreprise et que l’employeur n’assure pas votre transport d’un lieu de travail à l’autre, alors vous serez remboursé des divers abonnements de transport qui assurent l’ensemble de vos déplacements (de chez vous au travail et le retour ainsi que d’un lieu de travail à l’autre selon article R3261-10 du Code du travail).
Il est important de noter que seules les cartes d’abonnement (qu’elles soient annuelles, mensuelles ou hebdomadaires) sont remboursées. Les tickets achetés à l’unité n’entrent pas dans le dispositif de remboursement du trajet domicile-travail.
La prise en charge des frais de transport en commun : comment ça marche ?
En pratique, la prise en charge des frais de transport par l’employeur s’effectue à hauteur de 50% sur le trajet le plus court du domicile au lieu de travail. Le remboursement se calcule sur la base d’un billet de seconde classe.
Ce qu’il faut savoir sur le remboursement transport en commun par l’employeur :
- Le remboursement des abonnements doit être effectué chaque mois par l’employeur, au plus tard dans le mois qui suit l’utilisation de vos titres de transport, qu’ils soient annuels, mensuels ou hebdomadaires.
- Vous devez fournir à votre employeur les justificatifs de vos dépenses. Si vous êtes intérimaire ou si votre identité n’a pas été exigée pour la location d’un vélo, une simple attestation fournie à l’employeur permettra le remboursement partiel des frais engagés.
- Le montant de ces remboursements doit figurer sur la fiche de paie.
- Les remboursements par l’employeur d’une partie des frais de transport domicile-travail sont exonérés d’impôts sur le revenu.
Lorsque des syndicats sont présents dans l’entreprise, un accord collectif est possible permettant un remboursement des frais de transport plus favorable aux salariés. Cela est également valable dans le cadre de la prise en charge de la mutuelle entreprise obligatoire (sauf si vous avez fait valoir votre droit à la dispense).
Attention : dans le cas où vous optez pour une déclaration de revenus en frais réels, vous devez saisir ces remboursements en qualité de revenus.
Remboursement frais de transport avec un véhicule personnel
Dans le cadre de l’utilisation par un salarié de son véhicule personnel, la prise en charge par l’employeur des frais engagés n’est pas obligatoire (carburant et/ou alimentation électrique). Ce dispositif reste incitatif et facultatif (L3261-3 du Code du travail).
Il faut par ailleurs savoir que les salariés qui viennent au travail en utilisant un mode de transport alternatif (covoiturage, véhicule électrique ou hybride, trottinette, vélo…) peuvent bénéficier d’une aide financière pouvant atteindre 800 euros par an dans le cadre du Forfait mobilités durables. Ce forfait a remplacé l’ancienne indemnité kilométrique vélo (IKV).
Remboursement trajet domicile-travail avec votre véhicule non obligatoire
En-dehors du Forfait mobilités durables, la prise en charge des frais de transport personnel d’un salarié dans le cadre de ses trajets domicile-travail est possible dans deux cas :
- Soit quand il existe un accord collectif dans l’entreprise (L3261-4 du Code du travail)
- Soit quand une décision unilatérale de l’employeur est prise après concertation avec le Comité d’Entreprise ou, à défaut, avec le ou les délégué(s) du personnel
Trajet domicile-travail indemnité kilométrique : qui est concerné ?
Cette prise en charge concerne les salariés qui ne peuvent pas utiliser les transports en commun pour des raisons d’horaires de travail ou pour qui il n’existe pas de ligne de transport public correspondant à leur trajet.
Ce qu’il faut savoir sur le remboursement du trajet domicile-travail par l’employeur avec un véhicule personnel :
- Il concerne tous les salariés répondant aux conditions d’attribution SI l’employeur accorde cette prise en charge à un salarié
- Si vous bénéficiez de la prise en charge des frais de transport personnel par l’employeur, elle n’est pas cumulable avec un remboursement d’abonnement pour un transport collectif
- Pour un salarié à temps partiel effectuant un mi-temps, la prise en charge des frais de transport personnel est la même que pour un salarié à temps complet
- Si le salarié à temps partiel effectue moins d’un mi-temps, le remboursement se fera au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.
À titre d’exemple : dans une entreprise où la durée hebdomadaire de travail est de 35 heures, le mi-temps est de 17 heures et demie. Si la base de remboursement des frais de transport dans l’entreprise est de 200 euros par an, pour un salarié travaillant 12 heures par semaine, la prise en charge sera de 200 euros x 12 / 17.5 = 137.14 euros.
Par ailleurs, il faut savoir que le remboursement des frais de transport par l’employeur n’est pas possible dans les cas suivants :
- Si l’employeur met à votre disposition de façon permanente un véhicule de fonction avec une prise en charge des dépenses de carburant et/ou d’alimentation électrique
- Si vous bénéficiez d’un logement de fonction excluant tous frais de transport
- Si votre transport domicile-travail est assuré gratuitement par l’entreprise
Le remboursement partiel ou total des frais engagés par le salarié, carburant et/ou alimentation électrique, doit apparaître sur le bulletin de salaire. Ces sommes sont exonérées d’impôts et de cotisations sociales dans la limite de :
- 400 euros par an pour les véhicules thermiques
- 700 euros par an pour les véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogènes
Sachez par ailleurs que le remboursement des frais de transport par votre employeur se cumule avec le titre-mobilité. Si vous habitez la région île-de-France, découvrez le Pass Navigo.
Crédit photo : © michaeljung / Adobe
Responsable de la publication, je suis spécialiste des aides sociales et des démarches administratives depuis 2012. La précision et la clarté des informations sont mes priorités.
Vous voulez partager votre expérience ?
